Les 16 erreurs les plus fréquentes lors du choix de vos campagnes de financement

Vous avez déjà une bonne journée de travail d’accomplie et vous vous dites que vous seriez pas mal mieux à la maison…

Mais voilà, il y a ce conseil d’établissement ou cette rencontre de comité et son ordre du jour bien chargé.  Parmi les points, il y a la campagne de financement. Vous allez consacrer entre 10 et 30 minutes à ce point dont on se passerait bien. 

De votre décision découlera une injection de fonds variant entre 2000 $ et 50 000 $ dans  votre école ou votre organisme. Ce sont 30 minutes qui génèreront beaucoup de retombées pour vos membres et élèves.

Alors, comment prendre la meilleure décision ?

Pour vous aider, voici les 16 erreurs les plus souvent commises par les décideurs dans le choix de leur campagne de financement.

Choisir ses campagnes de financement

Choisir ses campagnes de financement.

NE PAS CONSACRER ASSEZ DE TEMPS À LA DÉCISION

  • La première, c’est de ne pas investir assez de temps à bien considérer vos possibilités. Tel qu’il a été mentionné, de votre réflexion va découler plusieurs milliers de dollars pour les élèves. Nous observons des variations de résultats pouvant varier du quitte au double pour un même établissement donné. 

CHOISIR EN FONCTION DES MAUVAIS CRITÈRES

  • Un autre piège, c’est choisir ses campagnes de financement avec des critères similaires à ceux du choix des desserts de la cafétéria de l’école. Nous avons tendance à goûter les produits, questionner leur quantité, leur prix, leur grosseur parce que c’est ce qu’il y a de plus concret. Mais acheter une campagne, ce n’est pas seulement acheter un produit. Vous achetez une manière d’aller chercher des profits au moins de dérangement possible. Il faut donc se questionner à partir de critères permettant d’optimiser le profit et de diminuer le dérangement.
  • Seulement pour les profits, il y a déjà quatre variables à considérer. La participation, le nombre d’unités vendues par participant, le prix des produits et le pourcentage de profits que vous touchez. C’est la multiplication de ces 4 variables qui donne votre profit. Il vous faut donc vous assurer d’une campagne qui optimise chacune d’elles.

PENSER QUE LE POURCENTAGE DE PROFIT ÉQUIVAUT AU PROFIT

  • À investir en immobilier, choisiriez-vous l’immeuble le moins cher ou le plus payant? Les deux ne sont pas nécessairement reliés. Concentrer son attention uniquement sur le pourcentage de profit du produit sans s’attarder aux autres variables influençant le profit est probablement une des erreurs le plus souvent commises. 

NE PAS CHOISIR LES CAMPAGNES DE FINANCEMENT QUI LIMITENT LE DÉRANGEMENT

  • Les campagnes de financement se font en 12 étapes, peu importe votre choix de type de campagne. En effet, il vous faudra planifier, communiquer, lancer la campagne, etc.  Chaque étape doit faire l’objet d’une réflexion minimale. Il existe des techniques et outils pour diminuer le dérangement à chaque étape. C’est une expertise qui doit faire partie de vos critères de choix . Autrement, vous prenez le risque d’épuiser la bonne volonté de votre milieu.

CHOISIR LE PRODUIT

  • Ceux qui devraient choisir le produit sont ceux qui vont le vendre. Comme la sollicitation est une des étapes les plus difficiles, il faut s’y attarder soigneusement. Vous allez considérablement augmenter la participation à votre campagne ainsi que le nombre d’unités vendues  si vous laissez vos étudiants et leurs parents choisir ce qu’ils veulent vendre. Offrez leur un assortiment de produits, et laissez-les choisir. Ne prenez pas ce risque que de choisir pour eux. Autrement, il y aura inutilement des insatisfaits que vous auriez pu éviter.
  • Toute proportion gardée, ce que nous aimons dans un produit ne représente pas nécessairement ce que tout le monde va aimer. Il est difficile de faire le bon choix pour 300 à 1000 parents/élèves  en se basant sur les goûts d’une douzaine de personnes.

IGNORER QU’IL Y A QUATRE TYPES D’USAGERS À SATISFAIRE LORS D’UNE CAMPAGNE

  • Il y a quatre usagers classiques dans une campagne: 

La direction de l’établissement (directeurs, CE, etc.) qui a comme responsabilité de s’assurer que l’école et son milieu reçoivent ce qui est de mieux pour eux.

Les opérateurs (bénévoles, secrétaire, technicien en loisir, etc.) qui ont comme responsabilité de gérer la campagne. 

Les participants (parents et élèves) sont ceux qui vendent les produits.

Et finalement les donateurs qui sont ceux qui vont vous encourager en achetant un produit souvent plus cher qu’en magasin.

Il est très fréquent que la campagne ne soit pas choisie en tenant compte des besoins  de chaque usager. Elle ne peut donc pas créer le maximum de profit au minimum de dérangement.

NE PAS CHOISIR AVEC LE BON CHAPEAU

Cette erreur découle de la précédente. Les décideurs, particulièrement s’ils sont impliqués dans la sollicitation ou les opérations de la campagne, ont tendance à faire leur choix en fonction de ce qu’ils ont le goût de vivre dans la campagne. Le décideur devrait normalement faire son choix dans une perspective de direction de l’établissement car c’est principalement à ce titre qu’il siège sur le comité décisionnel. Ses critères de sélection doivent donc être ceux de l’établissement, et non ses critères personnels.

NE PAS QUESTIONNER LE MANQUE DE PARTICIPATION 

Le nombre de participants à vos campagnes de financement

Le nombre de participants à vos campagnes de financement .

Le taux de participation à une campagne varie d’une année à l’autre et d’une école à l’autre mais il y a toujours quelques raisons plus importantes pour lesquelles 20 %, 30 % voir 50 % de votre établissement ne participe pas à la campagne.  Il est important d’identifier ces facteurs et de choisir les services reliés à la campagne en conséquence.

LAISSER UNE INFLUENCE DISPROPORTIONNÉE À UNE MINORITÉ BRUYANTE

Dans certains établissements, une minorité dynamique parle haut et fort en faveur de telle ou telle orientation: pas de campagne, pas de vente de produits, etc. Tenir pour acquis que cette minorité représente la majorité silencieuse peut être la source de bien des opportunités manquées pour votre organisation. L’utilisation d’un sondage peut parfois aider à bien décider.

NE PAS REMETTRE EN QUESTION UNE DÉCISION VIEILLE D’IL Y A 3 OU 5 ANS

Il y a 3 à 5 ans, les parents ont décidé qu’il n’y aurait plus de campagne. C’est très bien si c’est la volonté du milieu. Mais depuis, les besoins ont peut-être évolués et 50 % à 100 % des parents et élèves de l’époque ne fréquentent plus l’établissement. Ne pas réviser la position sur les campagnes de financement à tous les 3 ans peut aussi être la source de bien des pertes d’opportunités.

CONFONDRE ACTIVITÉ SOCIALE ET CAMPAGNE

Une école est un beau milieu de vie communautaire et il est motivant de voir les gens s’impliquer. Dans certaines campagnes du type événementiel (souper, spectacle, etc.), l’aspect communautaire prime nettement sur les rendements. La campagne ne donne que 2000 $ ou 3000 $, mais les parents tiennent à leur événement.

Une campagne doit être source de profit pour le plus grand bénéfice de la vie scolaire des élèves. Il peut être sain de se questionner sur les véritables raisons de la tenue de certaines campagnes moins rentables. Peut-être que créer un événement à part et lancer une campagne performante serait une solution ?

NE PAS UTILISER LE WEB POUR SA CAMPAGNE OU N’UTILISER QUE LE WEB 

Les deux extrêmes sont une erreur. Le Web offre actuellement des opportunités intéressantes pour rendre les campagnes plus profitables et moins dérangeantes. 

Par contre, une campagne 100 % sur le Web n’atteindra pas les mêmes résultats. Une campagne, c’est avant tout des gens qui se parlent. 

Il serait périlleux de ne pas utiliser le Web ou de tout miser sur lui. 

NE PAS DÉCIDER AU PRINTEMPS

Une majorité d’écoles choisissent leur campagne au printemps pour l’année qui suit. Cela permet de mieux planifier, de réserver les meilleures dates à l’automne, de mieux préparer les communications et de ne pas être pris à la dernière minutes pour une décision  ayant autant d’impact sur le milieu.

Assurez-vous d’être d’avance.

NE PAS CRISTALLISER VOTRE SAVOIR-FAIRE

Vos bénévoles changent et votre milieu évolue. Chaque fois, le savoir-faire se perd. Votre comité devrait choisir sa campagne en tenant compte des outils et services offerts pour que le savoir-faire du milieu se conserve d’une année à l’autre. Votre fournisseur doit être capable de vous aider en ce sens.

JETER LE BÉBÉ AVEC L’EAU DU BAIN

Certaines écoles vivent des irritants particuliers dans leurs campagnes (retardataires, pertes de produits, etc.) Le comité devrait s’assurer que les mesures mises en place pour régler ces problèmes n’ont pas d’impact contre-productif. Nous observons par exemple des milieux qui mettent en place telle ou telle mesure pour gérer leurs retardataires et font chuter leurs profits de 50 %, soit bien plus que les sommes qu’ils voulaient préserver.

Assurez-vous que les solutions à vos problèmes ne soient pas plus coûteuses que les problèmes qu’elles étaient destinées à résoudre. D’autres solutions moins dommageables existent peut-être.

NE PAS DEMANDER UN PLAN DE CAMPAGNE À SON FOURNISSEUR

Après réflexion, il apparait clairement qu’acheter une campagne, c’est bien plus qu’acheter un produit. Gérer une école, c’est planifier, faire des budgets, établir un plan de communication, superviser le quotidien, etc.

Une campagne, c’est la même chose. De la même manière que vous exigez des plans de gestion pour votre établissement, de la même manière vous devriez exiger un plan de campagne vous aidant à faire la lumière sur les éléments mentionnés dans le présent document.

C’est le meilleur moyen d’atteindre le maximum de profit, de diminuer le dérangement de votre milieu au minimum en fonction des particularités ce que vous vivez dans votre école.

DEUX MANIÈRES SIMPLES POUR MIEUX CHOISIR SES CAMPAGNES DE FINANCEMENT

1- Rencontrez votre fournisseur avant de prendre votre décision. Donnez lui le maximum d’information sur votre milieu et demandez lui un plan de campagne à présenter à vos décideurs. Ce plan doit tenir compte des éléments mentionnés ci-haut. Vos décideurs sont votre « comité de direction » , ils ont avantage à décider à partir de documents synthèses complets, globaux et préparés d’avance.

2- Avant votre rencontre de comité, demandez à votre fournisseur de présenter le plan de campagne aux décideurs qui sont le plus impliqués dans vos campagnes de financement. Il s’agit de répondre aux questions concernant le plan et tenir compte des  problématiques de tous et chacun. Si vous faite ce travail préparatoire en sous-comité, votre réunion de direction sera plus efficace.

Cela pourrait vous faire gagner gros !

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